Первичка постоянно теряется
Гадкое свойство любой первички — теряться. Из рюкзака курьера, электронной почты и даже — о ужас, — наших собственных рабочих столов. Понятно, что рецепт от этой напасти имеется — сканировать, копировать и сохранять, причем лучше в разных местах. Действенное средство, хотя и отнимает массу времени.
Только копии, как говорится, к делу не пришьешь. Так что придется поставщиков доставать и в пятый раз попросить продублировать «ту самую» накладную. А там, на том конце провода, такой же замученный бухгалтер.
А еще выцветает, стирается, теряет читабельность
С введением ЭДО и онлайн-касс эта проблема стала менее насущной, все-таки появилась возможность изыскать электронную версию поблекшего от времени документа. Но и сейчас важный чек, пережив все мытарства по карманам беспечного директора, командировочного и иже с ними, с дьявольским облегчением «теряет» нанесенную информацию, а то и читабельность целиком, прямо-таки выводя из себя!
А эти сказочные узоры из следов автошин или кружочки от кофейной чашки? Порой за ними и не разобрать, что именно написано в документе. Некоторые умельцы даже обгоревшие чеки приносят (прикуривают от них, что ли?).
А бухгалтеру все это разглядывать под лупой и телепатически догадываться: «какая там дальше буква-то?».
Подкидывает сюрпризы
В запарке, когда надо быстро и безошибочно разобраться с валом первички, иной раз и опытный бухгалтер не сразу поймет, что в каком-то документе не хватает страницы или подчиненный вбил не все данные с чека к авансовому отчету.
Эта засада всплывет, конечно, не сразу, а попозже, когда уже радуешься, что «все сошлось».
А ситуации, когда дорогая, как Порш Кайен, система распознавания совершенно не понимает, что консалтинговая фирма предоставляет не «удобрения», а «возражения»? Держите меня семеро.
КНАП берет на себя всю обработку — от сортировки фото и сканов до проводок в «1С». Вам больше не придется обрабатывать каждый документ, проверять каждую строку и с лупой разглядывать цифры и буквы. Мы справимся даже со сложными для распознавания документами. Освободите время и голову для по-настоящему важных дел!
С ней нужны делегирование и тотальный контроль
Предположим, вырос объем, и руководство щедро выделило финансы на первичника. Это хорошо, ведь теперь у нас есть тот, в обязанности которого входит в т.ч. и контроль результата. Можно довериться человеку и спать спокойно? Как бы ни так. Проверять, перепроверять и еще раз перепроверять. С учетом того, сколько документов «стандартный» первичник заводит за месяц — около 500, — и сколько делает ошибок (не поддается учету), возникает серьезное подозрение, что дешевле и проще заводить самой (забыв о сне, отдыхе, детях и т.п.)
Вот бы программу, которая сама распознает, заведет в 1С и проверит все.
Те, кто работает с КНАП не мечтают, они уже так работают. Смотрите как все просто:
Постоянно повторяешь «Да где эта бумажка?!»
Тяжкое наследие бумажного документооборота. Увы, информация как на бумаге, так и в электронном виде по-прежнему не умеет сортироваться сама. И лезть под руку тогда, когда ты ее ищешь, тоже не умеет. Вот и сидишь, сортируя весь этот «мусор», который и выкинуть нельзя — поскольку обязательно в один прекрасный день выяснится, что он был позарез нужен, и теряешь время на поиски. А если еще не сама создавала систему сортировки, а другой сотрудник, который «так видит»?!
Нужен экскаватор, чтобы все разгрести
Сотрудники, не имеющие отношения к учету, порой искренне полагают себя
родственниками самосвала, чья задача — приехал-вывалил-отвалил. Нет, конечно, это куда лучше, чем ничего. Однако после визита десятки таких «самосвалов» наши столы — не столы, а помойки.
Ровным слоем — нужное, ненужное, условно нужное и совсем никчемное. А ведь на начальном этапе необходимо повозиться со всем. Редким Макаренко от бухгалтерии удается выдрессировать сотрудников так, чтобы они ценили чужое время не меньше своего.
Надо отслеживать дубли документов (и не только)
Многочисленные дубли — еще одна штука, которую переносишь молча, скрипя зубами. Потому что все-таки несколько одинаковых документов — это лучше, чем ни одного. Сначала дисциплинированный поставщик шлет скан по е-мейлу, потом отправляет оригинал традиционной почтой, а то и один и тот же скан разными пакетами. Давно пора продумать систему государственных наград для бухгалтеров за поиски и «пробивание» дублей.
«Отлов» дублей — это то, с чем КНАП справляется на ура. Трехуровневая система проверки освободит вас от этой проблемы. Тем более что роботы-«сыщики» не устают и не ошибаются, а на подстраховке у них — люди, профессионалы своего дела.
«С сегодняшнего дня — все по-новому»
И ко всему прочему — только ты приноровишься к системе, освоишь эксель или другую какую-то программку, разложишь все по полочкам, откатаешь алгоритм обработки — не исключено, что в этот-то самый день войдет шеф, горящий энтузиазмом, и сообщит, что «мы будем жить теперь по-новому».
Теперь ведем учет вот в этой супер-программке, которую не составит никакого труда освоить всего за 124 часа. Необходимость осваивать новые методы и технологии тогда, когда надо работать и разбирать документы — реально бесит.
Вам не придется отвлекаться на освоение КНАП — API сервиса легко сработается с уже имеющимся хранилищем, а сам сервис на раз-два интегрируется с 1С: Бухгалтерией.
Все пропало!
Пропажа электронного архива... кто-то с этим сталкивался, кто-то от одной мысли заливается холодным потом. Обиженный сисадмин или неловкий коллега, внезапно сдохший сервер или потерянная флешка — неважно, кто или что становится причиной того, что нужные документы и в цифровом виде улетают в тартарары. Предотвратить этот апокалипсис можно лишь неустанным и прилежным копированием, сохранением, бэкапом и молитвой.
Регулярное резервное копирование — основа защиты электронных архивов. — в КНАП сопровождается использованием банковских технологий защиты передачи данных. Базы находятся в защищённом периметре, недоступном из сети, аутентификация проводится с помощью статистически уникального 128-битного идентификатора. Полная сохранность архивов и информации гарантированы.
И напоследок — за всей этой работой сотрудники и директор забывают, что сам бухгалтер — не машина, не искусственный интеллект, и не копировальный аппарат, а просто человек. То, что за первичкой порой (в самом прямом смысле) бухгалтера не видно — вот что очень бесит. Или нет, не так — огорчает.
Директора, пожалейте своих главбухов — дайте им инструмент для спокойной работы и возможность творить, в лучшем смысле этого слова.
Счастливый бухгалтер = успешная компания.